Не успеваете ответить на звонки абонентов? Нанимаете все больше менеджеров, но их все равно не хватает? Тогда скорее читайте, что такое автосекретарь!
Сегодня существует просто огромное разнообразие систем бизнес-телефонии. Да, несомненно, с помощью такого программного обеспечения можно использовать свой мини-АТС на максимум и идеально организовать работу колл-центра. Но в большинстве случаев такой широкий выбор путает неподкованного пользователя, ведь многие функции достаточно похожи, да и каждый поставщик телефонной системы называет их по-своему. Так, к примеру, большим спросом пользуется автосекретарь и встроенная функция голосового ответа (IVR). Они хоть и выполняют совершенно разные задачи, но имеют некоторые общие черты. Подливает масла в огонь тот факт, что ваш call центр может использовать обе эти функции.
Чтобы в будущем у вас не возникало проблем, давайте подробно разберемся со всеми особенностями автосекретаря.
Что представляет собой автосекретарь?
Не секрет, что каждого клиента, который позвонил на корпоративный автоответчик, нужно обслужить, предоставить необходимую ему информацию и перенаправить звонок в определенный отдел. Именно для автоматизации телефонной системы и выполнения данной задачи предназначен автосекретарь.
Какой функционал предоставляет система? Так, автосекретарь справится со следующими задачами:
-
- ответит на звонок, поступивший на ваш ip телефон;
- воспроизведет ранее записанное голосовое приветствие и голосовое меню;
- осуществит переадресацию и маршрутизацию вызова;
- предоставит абоненту всю необходимую информацию;
- позволит пользователю выбрать нужную функцию. К примеру, повтор информации, выход из меню или связь с оператором.
Преимущества использования автосекретаря
Многие новички сейчас наверняка задаются вопросом: “А что я получаю, используя автосекретаря?” Согласитесь, что с ростом и увеличением размеров компании просто невозможно нанять столько менеджеров, чтобы они смогли выслушать и обслужить абсолютно каждого абонента. Более того, все это нужно делать быстро, потому как потенциальный покупатель не будет долго ждать, пока ему ответят, и, скорее всего, преждевременно повесит трубку. Как результат, вы потеряли клиента, человек остался недоволен и не посоветует своим друзьями обращаться в вашу фирму. Избежать такого пути развития поможет автосекретарь. Так, он оперативно обслужит клиентов вне зависимости от их количества. Главное, что программа делает это автономно, то есть не нуждается в помощи специального агента или администратора.
У каждого из нас несколько раз на дню меняется настроение. Это вполне нормально и может быть из-за плохой погоды, проблем или чего-то другого. Негативный настрой отлично чувствуется и никто из нас не захочет разговаривать с человеком, который делает все “для галочки”. В случае с автосекретарем все наоборот. Ведь запись приветствия на телефон имеет одно существенное преимущество - абонент гарантированно получит быстрый и, самое главное, вежливый ответ независимо от времени.
Рекомендации по настройке автосекретаря
Чтобы запись автоответчика работала вам во благо и постоянно привлекала новых клиентов, систему нужно правильно настроить.
-
Во-первых, включите графическое отображение всего потока вызовов. Визуальная схема поможет ничего не упустить, а также позволит правильно организовать работу автосекретаря и исправить все возможные недочеты.
Во-вторых, сделайте качественную запись голоса на телефон. С этой задачей на высшем уровне справится профессиональная студия, которая записывает только опытных дикторов.
В-третьих, используйте режим удержания на максимум. Хорошим решением будет озвучивание информации или выгодных рекламных предложений, предоставляемых вашей компанией.
Вас может заинтересовать:
