Не встигаєте відповісти на дзвінки абонентів? Наймаєте все більше менеджерів, але їх все одно не вистачає? Тоді швидше читайте, що таке автосекретар!
Сьогодні існує просто величезна різноманітність систем бізнес-телефонії. Так, безсумнівно, за допомогою такого програмного забезпечення можна використовувати свою міні-АТС на максимум і ідеально організувати роботу колл-центру. Але в більшості випадків такий широкий вибір плутає підкованого користувача, адже багато функцій досить схожі, та й кожен постачальник телефонної системи називає їх по своєму. Так, наприклад, великим попитом користується автосекретар і вбудована функція голосової відповіді (IVR). Вони хоч і виконують абсолютно різні завдання, але мають деякі спільні риси. Підливає олію в вогонь той факт, що ваш call центр може використовувати обидві ці функції. Щоб в майбутньому у вас не виникало проблем, давайте детально розберемося з усіма особливостями автосекретаря.
Що являє собою автосекретар?
Не секрет, що кожного клієнта, який подзвонив на корпоративний автовідповідач, потрібно обслужити, надати необхідну йому інформацію і перенаправити дзвінок в певний відділ. Саме для автоматизації телефонної системи та виконання даного завдання призначений автосекретар. Який функціонал надає система? Так, автосекретар впорається з такими завданнями:
-
- відповість на дзвінок, що надійшов на ваш ip телефон;
- відтворить раніше записане голосове привітання та голосове меню;
- здійснить переадресацію і маршрутизацію виклику;
- надасть абоненту всю необхідну інформацію;
- дозволить користувачеві вибрати потрібну функцію. Наприклад, повтор інформації, вихід з меню або зв'язок з оператором.
Переваги використання автосекретаря
Багато новачків зараз напевно задаються питанням: "А що я отримую, використовуючи автосекретаря?" Погодьтеся, що з ростом і збільшенням розмірів компанії просто неможливо найняти стільки менеджерів, щоб вони змогли вислухати і обслужити абсолютно кожного абонента. Більш того, все це потрібно робити швидко, тому що потенційний покупець не буде довго чекати, поки йому нададуть відповідь, і, швидше за все, передчасно повісить трубку. Як результат, ви втратили клієнта, людина залишилася незадоволеною і не порадить своїм друзями звернутися в вашу фірму. Уникнути такого шляху розвитку допоможе автосекретар. Так, він оперативно обслужить клієнтів незалежно від їх кількості. Головне, що програма робить це автономно, тобто не потребує допомоги спеціального агента або адміністратора.
У кожного з нас кілька разів на дню змінюється настрій. Це цілком нормально і може бути через погану погоду, проблеми або через щось інше. Негативний настрій сильно відчувається і ніхто з нас не захоче розмовляти з людиною, яка робить все "для галочки". У випадку з автосекретарями все навпаки. Адже запис привітання на телефон має одну суттєву перевагу - абонент гарантовано отримає швидку і, найголовніше, ввічливу відповідь незалежно від часу.
Рекомендації по налаштуванню автосекретаря
Щоб запис автовідповідача працював вам на благо і постійно залучав нових клієнтів, систему потрібно правильно налаштувати.
-
По-перше, включіть графічне відображення всього потоку викликів. Візуальна схема допоможе нічого не упустити, а також дозволить правильно організувати роботу автосекретаря і виправити всі можливі недоліки.
По-друге, зробіть якісний запис голосу на телефон. З цим завданням на найвищому рівні впорається професійна студія, яка записує тільки досвідчених дикторів.
По-третє, використовуйте режим утримання на максимум. Хорошим рішенням буде озвучування інформації або вигідних рекламних пропозицій, що надаються вашою компанією.
Вас може зацікавити:
